Ten wpis otwiera naszą nową rubrykę „Do IT better”, o której pisaliśmy niedawno. Dziś będzie o procesowaniu zakupów i pewnie nie będzie to ostatni odcinek „dziejący się” w tym procesie. Zachęcamy do nadsyłania tekstów – szczegóły we wspomnianym wpisie.
Jeśli Wasza korporacja czy organizacja ma skomplikowany i długi proces zakupowy to zainteresuje Was ta historia. Jeśli jesteście odpowiedzialni za ten proces – tym ważniejsze jest abyście to przeczytali. Piszę to z perspektywy „użytkownika” tego procesu, czyli „klienta”.
Zakupy – S01E01 – „prosty aneks”
Grudzień
Grudzień. Początek grudnia. Właściwie druga połowa pierwszego tygodnia grudnia. Szósty grudnia. Mikołaj.
Wstałem dziś rano i przypomniałem sobie (no dobra, Outlook mi przypomniał), że wypadałoby przedłużyć o kolejny rok wsparcie do jednej z naszych ważnych aplikacji. Serwer tej aplikacji obsługuje setki żądań na minutę i wsparcie już nie raz okazało się przydatne a prawa do aktualizacji tym bardziej.
Wypisałem stosowny wniosek o aneks do umowy, która kończyła się 22 grudnia. Wrzuciłem go do stosownego systemu gdzie rejestrujemy zadania dla działu zakupów. Prawie 3 tygodnie to kupa czasu – pomyślałem. Chodzi o prosty aneks do istniejącej umowy, umowa była już aneksowana dwa razy, więc właściwie to wystarczy wykonać sekwencję: kopiuj, wklej, zmień 2 daty i 1 liczbę, wrzuć do systemu umów, przeprocesuj na odpowiedni etap, wydrukuj, zdobądź dwa podpisy, puść proces dalej, wyślij do sprzedawcy, gotowe – pomyślałem. Jeśli masz czas – godzina pracy. Jeśli spieszy ci się – pół godziny – pomyślałem.
Oczywiście wiadomo, że dział umów nie ma czasu i nie spieszy im się, co ich obchodzi jakaś tam umowa. Dodatkowo nie mogą zacząć działać sami – przecież najpierw muszą dostać sygnał z działu zakupów, że postępowanie w innym systemie (zakupowym) doszło do właściwego etapu, prawda? Na szczęście ci z zakupów nie muszą od razu rzucać się do roboty bo mają od niedawna kolejny (nad)poziom incepcji pod postacią systemu planowania i zarządzania budżetami – każdą sprawę muszą tam najpierw wrzucić i wysłać do akceptacji do wydziału kontroli czegośtam. Baj de łej – wydział ten wycwanił się już na początku i narzucił 10-ciodniowe SLA na akceptację każdej pozycji – i nie zwykli robić tego wcześniej niż 10 dnia (bo jeszcze ktoś powie że ich SLA jest z dupy więc można je skrócić).
Niestety te okoliczności sprawiły, że mój prosty aneks nie został podpisany przed 22 grudnia.
Styczeń
Normalnie stracilibyśmy prawa do fajnych zniżek na przedłużenie tego supportu, ale – i tu jedyny jasny punkt tej historii – nasz polski przedstawiciel i jedyny dystrybutor tego oprogramowania, u którego to wsparcie co rok odnawialiśmy, założył za nas te 24 tysiące dolarów i wpłacił je do producenta, nic nam nie mówiąc, tylko po to, żebyśmy nie utracili zniżek na kolejne lata…
W styczniu grzecznie odpytali nas czy mogliby odzyskać jakoś kasę. Głupio mi trochę było tłumaczyć, że dział umów zadecydował, iż umowa wygasła i nie da się jej aneksować. Trzeba spisać nową. Niestety stary szablon wymaga zmian, prawnicy czepiają się pewnych zapisów, mamy nowe wytyczne itedeitepe. Uzgodnienia prawników przeciągają się… mijają dni i tygodnie.
Luty
Zima pełno gębo. Ktoś ważny dopatrzył się w szablonie niepokojącego słowa, na które wyczulony był departament audytu i kontroli wewnętrznej więc w panice zaproponował całkiem inny szablon umowy – niestety nie pasujący do naszego zakupu kompletnie. Przepychanki trwają praktycznie cały miesiąc bo decyzyjne osoby wyjechały na ferie albo na chorobowe… umowy jak nie było tak nie ma.
Marzec
Marzec. Początek marca. Właściwie druga połowa pierwszego tygodnia marca. „Sprawa jest rozwojowa„, mówią ważne osoby z coraz wyższych kręgów. Nie wiem tylko czy w tym roku nasz polski dystrybutor zobaczy swoje pieniądze. W międzyczasie może przecież powstać kolejny poziom zatwierdzania z kolejnym systemem i jeszcze lepszymi SLA, które chroni ludzi przed podejmowaniem pochopnych decyzji. Póki co czekamy na kolejny etap tej historii…
Konkluzja
Dobrze, że ten zakup był z gatunku „proste i szablonowe” więc trwa tylko trzy miesiące i może wkrótce uda się doprowadzić sprawę do szczęśliwego finału. Gdybym kupował coś bardziej skomplikowanego mógłbym nie zdążyć przed emeryturą. Szkoda, że nie była to aplikacja na iPada dla rady nadzorczej albo zarządu – wtedy okazuje się, że wszystko da radę zrobić w godzinę.
